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ERP5.0采购管理系统需求规格说明书
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上传时间: 2012-05-24
详细说明： 档案名称：采购管理系统需求规格说明书 目录 1 概述 1 1.1 系统概述 1 1.2 系统目标 1 1.3 术语定义 1 2 流程图图例说明 1 3 用户业务现状 3 3.1 组织结构和职责 3 3.1.1 组织结构 3 3.1.2 岗位职责 3 3.2 业务总体流程图 5 3.3 业务描述 6 3.3.1 CGA01年度采购计划管理流程 6 3.3.2 CGA02月份采购计划管理流程 8 3.3.3 CGA03临时采购计划管理流程 9 3.3.4 CGA04供应商管理业务流程 11 3.3.5 CGA05物资采购价格管理流程 14 3.3.6 CGA06采购合同管理业务流程 14 3.3.7 CGA07采购到货通知业务流程 16 3.3.8 CGA08大宗原料日常管理流程 17 3.3.9 CGA09采购资金管理业务流程 23 3.3.10 CGA10采购退货管理业务流程 26 3.3.11 CGA11采购发票管理业务流程 27 3.4 现行业务与外部接口 28 3.5 用户期望 29 3.6 用户重点关注问题 29 3.7 存在的问题 29 4 规划后业务模型 29 4.1 组织结构与职责 29 4.2 业务总体流程图 31 4.3 业务描述 31 4.3.1 CGB01采购计划编制活动流程 31 4.3.2 CGB02采购计划拆分合并流程 33 4.3.3 CGB03比质比价分析活动流程 35 4.3.4 CGB04采购资金预算活动流程 37 4.3.5 CGB05采购合同处理活动流程 37 4.3.6 CGB06到货通知处理活动流程 39 4.3.7 CGB07采购退货处理活动流程 40 4.3.8 CGB08采购发票处理活动流程 41 4.3.9 CGB09供应商管理业务流程图 42 4.3.10 CGB10采购付款计划管理流程 43 4.4 统计分析要求 44 4.5 系统与外部接口 45 5 用户原始表单记录 45 6 单据说明 46 6.1 采购计划管理 46 6.1.1 采购计划录入 46 6.1.2 采购计划拆分生成 49 6.1.3 采购计划列表 49 6.1.4 采购资金预算 51 6.1.5 采购计划执行情况汇总查询 52 6.1.6 采购计划执行情况明细查询 54 6.2 供应商管理 55 6.2.1 供应商档案 55 6.2.2 货源清单 57 6.2.3 货源清单列表 58 6.2.4 供应商评估 58 6.3 采购价格管理 60 6.3.1 询价单录入 60 6.3.2 采购询价单列表 61 6.3.3 采购比质比价分析 62 6.4 采购合同管理 64 6.4.1 采购合同录入 64 6.4.2 采购合同列表 66 6.4.3 采购合同执行情况 68 6.5 采购订单管理 74 6.5.1 采购订单录入 74 6.5.2 采购订单列表 75 6.6 采购收料管理 86 6.6.1 收料通知单录入 86 6.6.2 收料通知单列表 88 6.6.3 退料通知单录入 89 6.6.4 退料通知单列表 91 6.7 采购发票管理 92 6.7.1 普通发票录入 92 6.7.2 红字普通发票录入 94 6.7.3 普通发票列表 94 6.7.4 增值税发票录入 96 6.7.5 红字增值税发票录入 97 6.7.6 增值税发票列表 97 6.8 统计分析 99 6.8.1 采购收料统计表 99 6.8.2 采购发票统计表 101 6.8.3 在途统计表表 103 6.8.4 综合统计分析 105 6.8.5 采购订单物料分析表 107 6.8.6 供应商价格对比分析 109 6.8.7 采购资金比重分析 112 6.8.8 物料价格对比分析 114 6.8.9 采购费用分析 116 6.8.10 物资采购台帐 118 6.8.11 物资供应计划准确率分析 119 6.8.12 物资采购成本分析 120 6.9 月末结帐 122 7访谈记录 123 1 概述 1.1 系统概述 采购管理在企业中有很重要的作用。通过采购管理降低物料成本是企业增加利润的一个极有潜力的途径。采购也会影响库存，采购管理不当，会造成大量多余的库存，库存会占用企业的大量资金、加大管理成本。采购管理本身的好坏会影响供货的及时性、供货价格和供货质量，而这些都与企业最终产品的价格、质量和及时性直接有关。 采购管理包括采购计划管理、采购订货管理、合同管理、价格管理、发票管理、供应商管理等内容。 1.2 系统目标 采购系统帮助采购人员控制并完成从采购计划、采购合同直到合同跟踪全部过程管理，可有效地监控采购计划的实施，采购成本的变动及供应商交货履约情况，从而帮助采购人员选择最优秀的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率及低成本地执行，使企业具有最佳的供货状态。重点要实现的目标如下： 实现对供应商信息的动态管理和维护； 科学、准确、灵活地制定采购计划和采购策略，指导和规范企业日常的采购经营活动。 保证采购产品的及时准确，确保生产的持续进行； 实时动态地查询物资库存情况，避免盲目采购造成库存积压。 对企业采购计划的编制、审批、分配、下达进行监督和控制，对物资采购合同的编制、企业日常订货、到货检验、计量、入库、付款结算进行跟踪和追溯。 1.3 术语定义 1.采购合同（合同）：采购合同是要求一个供应商按照规定的条款和条件供应某种材料或提供某种服务的具有约束力的要求,是采购部用来向供应商定购材料或产品的凭证。 2.到货通知单：是采购物料到达时，通知质检部门检验、地磅过磅、仓库收料入库的依据。 3.在途发票：凡是没有进行采购结算的采购发票，都是在途发票。 4.目标系统特定符号约定说明： ▼ ：参照输入，即使用参照窗体，从数据表动态读取满足条件记录。 ↓ ：选择输入，即字段有效值固定，在有效值之中选择其一。 % ：自动带出 √ ：不允许为空值。 * ：允许编辑 *▼ ：可以参照输入，也可以手工输入，手工输入的数据必须包含在参照数据之中。 ⊙ ：单选按钮（默认选中） ○ ：单选按钮（默认未选中） □：复选框（用汉字描述默认选中还是未选中） ∑:合计 2 流程图图例说明 图例 说明 准备开始，流程的开始。 系统进程，系统中处理的活动或进程。 判定，表示对某条件进行判断。 手工子流程，包括多个进程或活动。 手工进程，手工处理活动或进程。 手工单据/文档，不进入系统的单据或文档。 系统子流程，包括多个进程或活动。 系统单据/文档，系统中的单据或文档。 并发，一个活动同时引发多个活动。 多个活动都必须完毕后才能引发的活动。 结束，表示进程的结束点。 角色，表示处理进程的人或组织。 控制线，表示进程或子流程的方向。 数据线，表示进程对单据存在依据或产生或更新关系。 双向数据线，表示进程对单据存在依据和产生和更新关系。 Yes线，表示判断结果是或否。 注释，对进程或单据/文档进行解释说明。 【触发条件】 触发条件，一个活动的触发条件。 3 用户业务现状 3.1 组织结构和职责 3.1.1 组织结构 3.1.2 岗位职责 ⑴．采购工作岗： ①．负责股份公司生产所需的物资供应。 ②．负责采购物资的质量、数量，做到货比数家、比质比价采购，保证生产经营所需物资，及时办理相关入库手续。 ③．负责改扩建工程所需各类设备、物资的采购、订货、验收，与技术人员共同做好订购设备前的技术交接工作。 ③．负责办理采购物资所付款项的承付、结算手续。 ④．负责购货合同的签定，及时办理货物采购提货业务。 ⑤．负责向合同评审委员会准确及时提供供应商的资质资信、财务和经营情况等档案资料，确保合同评审的质量。 ⑵．供应管理岗： ①．负责编制物资供应管理制度、经济责任制、物资采购计划。 ②．负责编制物资供应台帐，根据库存物资情况，保持物资供应及合理的物资储备。 ⑶．信息与协调岗： ①．协调本部门与财务部、生产管理部、设备机动部等业务部门的工作联系。 ②．调研各类物资的进货渠道、价格、质量等市场信息，为有关领导、部门提供选定依据。 ⑶．档案管理岗： ①．负责对采购物资中发生的经济纠纷提供各项基础材料。 ③．负责本部门的档案编写和管理。 ...展开收缩
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